Politique de confidentialité

La plateforme EventCard est éditée par EventCard SARL, dont le siège est situé à Agoè-Nyivé, Lomé, Togo, immatriculée au RCCM sous le numéro TG-LFW-01-2026-B12-01304.

Deux situations sont à distinguer :

• Organisateurs et collaborateurs (personnes qui ont un compte) : EventCard est responsable du traitement de leurs données.
• Invités: c'est l'organisateur de l'événement qui décide d'inviter une personne et qui saisit ses coordonnées. Il est responsable de ce traitement. EventCard agit pour son compte, comme prestataire technique, et n'utilise ces données pour aucun autre usage.

Cette politique est établie conformément à la loi togolaise n° 2019-014 du 29 octobre 2019 relative à la protection des données à caractère personnel.

Organisateurs

• À l'inscription : prénom, nom, nom d'utilisateur, adresse email, mot de passe, type de compte (particulier ou organisation) et, le cas échéant, nom de l'organisation.
• Facultatif, depuis le profil : numéro de téléphone.
• Contenus des événements : titre, date, lieu, description, logo, images et vidéo d'invitation.
• Paiements : montant, référence et statut de la transaction, moyen de paiement utilisé et solde de crédits. Nous ne recevons jamais vos numéros de carte ni vos codes Mobile Money.

Collaborateurs

Nom, adresse email, numéro de téléphone et droits accordés par l'organisateur (par exemple, l'accès aux statistiques). Pour le scan des entrées, nous enregistrons quel collaborateur a scanné quel invité, et à quelle heure.

Invités

• Saisis par l'organisateur : prénom, nom, adresse email, numéro de téléphone et, s'il le souhaite, société et fonction.
• Réponse à l'invitation (oui ou non).
• Présence le jour de l'événement : heure du scan du QR code.
• Historique des envois (nombre et date des messages envoyés) et, le cas échéant, votre demande de ne plus recevoir de messages.

Nous ne recueillons pas le contenu de vos conversations WhatsApp, ni de données sensibles (santé, religion, opinions).

Données techniques

Nos serveurs tiennent des journaux techniques pour la sécurité et le diagnostic des erreurs. Ils peuvent contenir une adresse email ou un numéro de téléphone lorsqu'un envoi échoue.

• Fournir le service: créer votre compte, vous authentifier (mot de passe puis code envoyé par email), gérer vos événements, envoyer les invitations, recueillir les réponses et contrôler les entrées. Base légale : l'exécution du contrat qui nous lie (nos conditions d'utilisation).
• Traiter les paiementset tenir notre comptabilité. Base légale : l'exécution du contrat et nos obligations comptables et fiscales.
• Vous envoyer des messages liés à votre compte: vérification de l'email, réinitialisation du mot de passe, confirmation de paiement.
• Sécuriser la plateforme : prévenir la fraude, les envois abusifs et les accès non autorisés.

Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas à des fins publicitaires. Nous les transmettons uniquement aux prestataires nécessaires au service, et seulement ce dont ils ont besoin :

• FedaPay (paiement) : montant, et vos adresse email, prénom et nom pour identifier la transaction.
• Meta Platforms (WhatsApp Business), pour les invitations envoyées par WhatsApp : numéro de téléphone de l'invité, son prénom, le titre et la date de l'événement, et le lien personnel vers l'invitation.
• Notre fournisseur d'emails : adresse email du destinataire et contenu du message (invitation, rappel, code de connexion, etc.).

Certains modèles d'invitation chargent des polices et des images depuis des services externes (Google Fonts, Pixabay). Ces services peuvent alors voir l'adresse IP de l'appareil qui affiche le modèle.

Nous pouvons aussi communiquer des données aux autorités lorsque la loi nous y oblige.

Certains de nos prestataires traitent les données hors du Togo : FedaPay en Afrique de l'Ouest, Meta et notre fournisseur d'emails en Europe ou aux États-Unis. Nous ne faisons appel qu'à des prestataires qui s'engagent contractuellement à protéger les données et à ne les utiliser que pour le service rendu.

• Compte organisateur ou collaborateur : tant que le compte est actif. Après une demande de suppression, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf celles que la loi nous oblige à conserver.
• Événements et invités: tant que l'organisateur conserve l'événement dans son espace. L'organisateur peut supprimer un invité ou un événement entier à tout moment ; les données correspondantes sont alors effacées.
• Transactions de paiement : 10 ans, durée de conservation des pièces comptables prévue par le droit OHADA.
• Journaux techniques : pour une durée limitée, le temps nécessaire à la sécurité et au diagnostic.

• Les échanges avec la plateforme sont chiffrés (HTTPS).
• Les mots de passe sont stockés sous forme hachée (BCrypt), jamais en clair.
• La connexion demande un code à usage unique envoyé par email, en plus du mot de passe.
• Les cookies de session sont inaccessibles aux scripts de la page (HttpOnly) et réservés aux connexions sécurisées.
• Chaque organisateur n'accède qu'à ses propres événements. Un collaborateur n'accède qu'aux événements pour lesquels il a été invité.

EventCard n'utilise aucun cookie publicitaire ni outil de mesure d'audience. Les seuls cookies déposés sont nécessaires au fonctionnement :

• cookies de session et d'authentification, pour vous garder connecté ;
• préférences d'affichage (menu latéral replié, tutoriel déjà vu) ;
• thème clair ou sombre, enregistré dans le stockage local de votre navigateur.

Ces éléments ne nécessitent pas de consentement et ne servent pas à vous suivre.

Vous disposez à tout moment des droits suivants sur vos données :

• droit d'être informé et d'accéder à vos données ;
• droit de faire rectifier des données inexactes ;
• droit de vous opposer à un traitement, pour un motif légitime ;
• droit de demander la suppression de vos données.

Pour les exercer, écrivez à info@eventcard.orgdepuis l'adresse email concernée. Nous répondons au plus tard dans un délai d'un mois.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir l'Instance de protection des données à caractère personnel (IPDCP) : ipdcp.tg.

Vos coordonnées nous ont été transmises par l'organisateur de l'événement. Pour ne plus recevoir de messages :

• par email : cliquez sur le lien de désinscription présent en bas de chaque message ;
• par WhatsApp : répondez STOP au message reçu.

Pour toute autre demande (accès, correction ou suppression de vos données), adressez-vous à l'organisateur de l'événement ou écrivez-nous à info@eventcard.org: nous transmettrons votre demande à l'organisateur et l'aiderons à y répondre.

Vous avez un compte : supprimez-le vous-même depuis Paramètres › Sécurité › Supprimer mon compte. La suppression est immédiate : vos événements, vos invités et leurs réponses, vos collaborations et vos sessions sont effacés, et votre compte est anonymisé.

Vous ne pouvez pas vous connecter, ou vous êtes un invité :

• envoyez un email à info@eventcard.orgavec pour objet « Suppression de mes données », depuis l'adresse associée à votre compte ou à votre invitation ;
• indiquez si vous êtes organisateur, collaborateur ou invité, et, pour un invité, le nom de l'événement concerné.

Nous confirmons la suppression par email dans un délai de 30 jours. Seules les données que la loi nous oblige à conserver (pièces comptables des paiements) sont gardées, pour la durée légale.

Organisateurs : vous pouvez aussi supprimer vous-même un invité ou un événement entier depuis votre espace.

La création d'un compte est réservée aux personnes majeures. Un organisateur qui invite un mineur doit s'assurer de l'accord de ses parents ou de son représentant légal.

Nous pouvons mettre à jour cette politique, notamment en cas de nouvelle fonctionnalité ou de nouveau prestataire. La date de mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, les utilisateurs inscrits en sont informés par email.

Pour toute question sur vos données : info@eventcard.org, ou par courrier à EventCard SARL, Agoè-Nyivé, Lomé, Togo.